Met Re-proVet kunt u op 3 verschillende manieren een factuur maken, namelijk:
Op deze pagina gaan we u uitleggen hoe u een factuur maakt via de knop ‘Facturen’ in het menu. U drukt op de knop ‘Facturen’ en vervolgens klikt u nogmaals op ‘Facturen’. Via de knop rechtsboven klikt u nu op “Nieuwe toevoegen”.
U zult nu zien dat er een nieuwe factuur wordt geopend. Een factuur bestaat uit de volgende velden:
In dit veld kunt u een van uw bestaande klanten kiezen. Bestaat uw klant nog niet? Dan kunt u hier ook eenvoudig een nieuwe klant toevoegen. De klantnaam is een verplicht veld.
Het valutaveld wordt automatisch ingevuld op basis van wat er is ingevuld voor de klant. Indien gewenst kunt u hier alsnog de valuta voor de factuur aanpassen. Er wordt hier dan automatisch rekening gehouden met de wisselkoers die is ingegeven bij ‘Instellingen’ en dan ‘Valuta’s. De valuta is een verplicht veld.
Standaard vult Re-proVet hier de datum van vandaag in. U kunt deze datum uiteraard overschrijven. De correcte datumnotatie is dd-mm-jjjj oftwel dag-maand-jaar. De factuurdatum is een verplicht veld.
De vervaldatum wordt automatisch ingevuld door Re-proVet op basis van uw instellingen. Uw kunt uw standaard vervaltermijn aanpassen via ‘Instellingen’ en dan ‘Factuur’. In het veld ‘Betalingsvoorwaarden’ kunt u selecteren na hoeveel dagen een factuur dient te vervallen. U kunt deze datum uiteraard overschrijven per factuur. De correcte datumnotatie is dd-mm-jjjj oftwel dag-maand-jaar. De vervaldatum is een verplicht veld.
Ook het factuurnummer wordt automatisch ingevuld door Re-proVet. Re-proVet gebruikt hiervoor een opvolgende nummering. Deze nummering is gebaseerd op de instellingen. U kunt deze aanpassen via ‘Instellingen’ en dan ‘Factuur’. Via het veld Prefix kunt u de prefix veranderen, terwijl u met het veld ‘Volgend Nummer’ de nummering kunt aanpassen.
Uiteraard kunt u ook op de factuur zelf het factuurnummer veranderen en/of overschrijven.
Dit veld is een facultatief veld. Hier kunt een een referentie of bestelnummer toevoegen indien gewenst.
Eens u een klant geselecteerd heeft, krijgt u hier een lijst te zien met alle consultaties van paarden in hun eigendom. U kunt nu een consultatie selecteren. Door op het groene plusje te drukken, kunt u nog een consultatie toevoegen. Als u een consultatie selecteert die reeds gefactureerd is, zult u een waarschuwingschermpje zien. Dit scherm zal u vragen of u zeker bent dat u de consultatie nog eens wenst te factureren.
In de kolom vrij veld, kunt u nog een extra opmerking op de factuur toevoegen. In de kolom hoeveelheid kunt u, zoals de naam reeds doet vermoeden, de hoeveelheid aanpassen.
Als u klikt op het groene plusje kunt u een artikel toevoegen. Dit kan zowel medicatie, een behandeling en/of sperma zijn. Indien u sperma of medicatie uit uw voorraad wilt boeken, dan klikt u het vinkje “Extern gebruik” aan. Het item wordt dan uit uw voorraad gehaald.
Via de kolom vrij veld, kunt u nog een extra opmerking op de factuur toevoegen. In de kolom aantal kunt u, zoals de naam reeds doet vermoeden, de hoeveelheid aanpassen. Voor een gekend artikel wordt de prijs en het belastingstarief automatisch ingevuld, maar u kunt dit overschrijven indien gewenst. Ook kunt u een korting toekennen.
Wenst u een artikel/iets te factureren dat u niet in Re-proVet heeft zitten als medicatie, sperma of behandeling? Vink dan het vakje “Vrij item” aan. U kunt nu vrij een naam invullen voor het artikel en zelf een prijs en BTW-tarief toekennen.
Via de rij korting kunt u een korting in percentage toekennen op de factuur.
In het notitieveld kunt u nog extra tekst toevoegen aan de factuur. Opgelet, deze tekst wordt ook getoond op de factuur. U kunt ook een vaste notitie ingeven via ‘Instellingen’ en dan ‘Facturen’ en vervolgens het veld ‘voettekst’.
In dit veld kunt u ook nog extra tekst toevoegen aan uw factuur, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw verkoopsvoorwaarden. U kunt ook een vaste voettekst ingeven via ‘Instellingen’ en dan ‘Facturen’ en vervolgens het veld ‘voettekst’.
U kunt aan een factuur ook een categorie toekennen. Dit is een verplicht veld. U kunt kiezen wat hier standaard aangeduid staat via ‘Instellingen’ en dan ‘Standaardwaarden’; U kunt hier uw eigen categorieën aanmaken, of gewoon kiezen tussen ‘Verkoop’ of ‘Voorschot’. Een voorschotfactuur is ook wel bekend als pro-formafactuur.
Met het vakje terugkerende kunt u aanduiden of deze factuur herhaald dient te worden. Stel bijvoorbeeld dat deze factuur maandelijks dient verzonden/gemaakt te worden, dan kunt u hier kiezen voor ‘Maandelijks’. Re-proVet gaat deze factuur dan automatisch iedere maand voor u herhalen op deze dag. Via het getal achter ‘Maandelijks’ kunt u aanduiden hoeveel maanden deze factuur herhaald dient te worden, bijv. ’10’ resulteert erin dat deze factuur 10 maal wordt herhaald.
U kunt aan een factuur altijd een bijlage toevoegen. Bijvoorbeeld een uitslag van een onderzoek, of een andere foto of document.
Powered by BetterDocs
